Un exercice imposé mais délicat
Dans le cadre de la plupart des certifications, il est demandé que l’organisation certifiée réalise des audits internes. Mais pas toujours évident pour des salariés non spécialistes de se mettre dans la peau d’un auditeur, surtout face à ses collègues. Voici quelques pistes pour réussir à tirer profit de cette obligation.
Quelles sont les exigences, au sujet des audits internes ?
Dans toutes les normes ISO certifiables, il y a un chapitre audits internes chapitre 9.2 de la nouvelle structure cadre, dite HLS) dans la partie évaluation des performances.
Dans les référentiels de sécurité des aliments, cela est également un incontournable, mis en avant par une clause KO (IFS) ou Fondamentale (BRC).
En substance, il est demandé d’établir et mettre en place un programme d’audits internes efficaces.
Audit interne et inspection d’usine
Il ne faut pas confondre audits internes et inspections d’usine, qui peuvent également être exigées. Les audits internes ont pour objectif d’évaluer le fonctionnement d’un pan du système qualité, d’un processus, d’une procédure… Ils concernent donc l’évaluation du système.
Alors qu’une inspection d’usine va permettre de vérifier le respect de règles d’hygiène, l’entretien des locaux, le rangement, l’état des équipements, … On se concentre alors sur la forme plutôt que le fond.
Quelques clés pour rendre vos audits internes efficaces
Tout d’abord, les auditeurs doivent être formés, pour être compétents et confiants en leur capacité à réaliser des audits utiles. Même s’ils ont été volontaires pour devenir auditeur, ils ne sont généralement pas pour autant complètement à l’aise avec l’exercice. Ce n’est pas leur métier, et ils ne pratiquent pas souvent. Mais il faut valoriser leur engagement, les faire monter en compétence.
Il est donc plus confortable de faire les audits internes à deux. On peut comme cela s’appuyer sur les compétences de l’autre, se répartir les tâches, échanger des idées. Et ainsi favoriser la culture d’entreprise et la motivation de chacun !
En action, l’auditeur interne ne doit pas chercher à faire un audit exhaustif (comme le ferait l’auditeur externe) mais plutôt à aller au fond des choses, sur un sujet pris en exemple. Il doit donc choisir son exemple et suivre un fil, utiliser sa logique pour challenger la cohérence d’une activité et ses interactions avec les autres activités liées.
Un autre point important : recroiser les informations. Si un chef de service explique comment telle action doit être gérée, l’auditeur peut ensuite demander à un opérateur d’expliquer son rôle dans ce cadre là. L’objectif n’est pas de « coincer » qui que ce soit, mais de vérifier si tout le monde se comprend bien et sait ce qu’il doit faire, puis éventuellement mettre en évidence des pistes d’amélioration.
Les audits internes peuvent être un réel outil de management, en plus de leur rôle d’évaluation des performances.
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